Salesforce Implementierung – staen.de

Salesforce Implementierung

Zeitraum

Juni 2017 – Dezember 2017

Ziel

Implementieren der Salesforce Sales Cloud als führendes CRM

Meine Aufgabe

Projektplanung, Implementierung und Anpassen von Salesforce für die Sales Abteilung als alleiniger Projektleiter

Genutzte Tools

Microsoft Office, Salesforce, Atlassian Confluence, Gliffy, GSuite

Lösung

Nach 6-monatiger Recherche wurde Salesforce als das richtige CRM-Tool für das Unternehmen ausgewählt. Im Juni 2017 wurden die ersten 4 Lizenzen gekauft. Als Hauptprojektleiter bestand meine Aufgabe darin, Salesforce Sales Cloud an die vorhandenen Prozesse und Gewohnheiten der Vertriebsabteilung anzupassen und neue Funktionen des Lightning Environment zu verwenden, um einen Mehrwert zu generieren bzw. die Geschwindigkeit zu steigern wie Daten verarbeitet werden und Informationen automatisch gesammelt werden können.

Erste Schritte

  1. Einrichten von Haupteinstellungen wie Unternehmensinformationen und Standorte
  2. Einrichten der wichtigsten Sicherheitseinstellungen wie benutzerdefinierte Domäne, Sicherheitsrichtlinien, Sitzungsverwaltung und Richtlinien für den Anmeldezugriff
  3. Einrichten der E-Mail- und Kalendersynchronisation mit GSuite
  4. Einrichten von Hauptbenutzerrollen und Profilen
  5. Anlage der ersten 3 Benutzer (Vertriebsleiter, Key Account Manager, Sales Support Consultant)

Anpassen der Startseite

Durch das Hinzufügen von aktuellen Sales Kennzahlen zur Startseite soll ein schneller Überblick der Ziele und deren Stand angezeigt werden.

Anpassen des Lead Objekts

Um den aktuellen Verkaufsprozess zu unterstützen und die Antwortzeiten für neue Leads zu beschleunigen / die Verarbeitungsgeschwindigkeit für aktuelle Leads zu erhöhen, habe ich die Lead-Qualifizierungsregeln aus dem Verkaufsprozess implementiert. Auch eine automatisierte Erinnerung für Leads, die älter als 14 Tage sind, oder Leads ohne Aktion erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail an den Lead-Besitzer. Wenn in Salesforce keine Aktion ausgeführt (Anruf, E-Mail, Besprechung) und gemeldet wird, wird nach 30 Tagen eine letzte Benachrichtigung an alle Sales Support Consultants gesendet. Nach 60 Tagen wird der Lead automatisch geschlossen.

Daher wurde ein neues Seitenlayout entwickelt, mit dem die Vertriebsmitarbeiter einen schnellen Überblick über den Status, die gewonnenen Informationen und die Qualifikation geben können.

Der Status eines Leads kann auch über die Statusleiste oder über die Detaildaten aktualisiert werden. Dieser Path (Weg) wurde an die Bedürfnisse des Verkaufspersonals und natürlich an den Verkaufsprozess angepasst.

Anpassen des Opportunity Objekts

Innerhalb des benutzerdefinierten Opportunity-Objekts wurde auch der Statuspfad an den Verkaufsprozess angepasst. Für jeden Schritt in einer Opportunity wurde ein eigener Satz von Feldern implementiert.

Die meisten der im Lead qualifizierten Daten werden in die Opportunity importiert, um den Prozess zu beschleunigen. Auch der Tracker „keine Aktivität“ und damit die E-Mail-Benachrichtigungsoption wurden übernommen. Nach 30 Tagen ohne Aktivität erhält der Opportunity-Inhaber eine E-Mail, um den Kunden anzurufen, zu treffen oder ihm zu schreiben. 90 Tage ohne Aktivität erzeugen außerdem eine automatische Benachrichtigung an den Opportunity-Inhaber + den zuständigen Vertriebsmitarbeiter und setzen die Opportunity gleichzeitig auf „On Hold“. Nach 180 Tagen ohne Aktivität werden alle Vertriebsmitarbeiter mit einer letzten E-Mail-Benachrichtigung informiert und nach weiteren 2 Tagen wird die Opportunity auf „Geschlossen – Verloren“ gesetzt. Vor diesem Hintergrund wurden die meisten Opportunities innerhalb der Frist von 90 Tagen bearbeitet. Nach Einführung dieser Funktion wurde die Opportunity-Laufzeit von normalerweise 280 Tagen oder mehr auf ungefähr 200 Tage verkürzt.

Um detailliertere Informationen zu den Gesprächen des Key Account Managers mit dem Kunden zu erhalten, wurden angepasste Produkte in Salesforce eingeführt. Weiterhin wurde eine angepasste Schreibweise des Opportunity-Titels verpflichtend eingeführt.

Um einen schnellen und einfachen Überblick über alle wichtigen Daten für alle Benutzer des Tools zu erhalten, wurde ein benutzerdefiniertes Seiten- und Kompaktlayout erstellt.

Um die Aktivitäten einfacher verfolgen zu können, wurden die E-Mail- und Kalendersynchronisierung mit Google Mail und Outlook aktiviert und die Benutzer entsprechend geschult.

In einem letzten zeitaufwändigen Arbeitsschritt wurden alle Daten (290 Opportunities) von 2015 bis zum aktuellen Datum im Jahr 2017 angepasst und in Salesforce importiert (verlorene, gewonnene und offene Opportunities, einschließlich aller erforderlichen Daten), um von Excel, Word und Kalender Notizen hin zu einem voll funktionsfähigen CRM-System zu wechseln zu können.

Accounts und Kontakte anpassen

Hinzufügen zusammengefasster Details zu Konten aus Opportunities, Auftragswerten und Einnahmen.

Anpassen des Layouts und des kompakten Layouts an die Benutzeranforderungen.

Anpassen der Berichte und Dashboards

Um alle relevanten Daten zusammenzufassen und zu sammeln, die Vorstandsmitgliedern, beitragenden Parteien oder anderen Interessengruppen angezeigt werden müssen, habe ich neue Berichte und Dashboards erstellt.

Anpassen des Auftrag Objekts

Um den Anforderungen eines Softwareentwicklungsunternehmens gerecht zu werden, wurde der Bestellweg geändert. Jeder, der sich eine Bestellung ansieht, kann nun sehen, in welchem Entwicklungsstadium sich die Bestellung befindet.

Es wurden auch zusätzliche Informationen zur Bestellung eingefügt, die für alle Benutzer wichtig sind. Jetzt können Sie sehen, wer Projektleiter, Key Account Manager, Innendienstmitarbeiter ist, wie lange die Bestellung ungefähr bearbeitet wird, wie viele Rechnungen gesendet wurden und wie viel Geld noch für die Ausführung der Bestellung übrig ist.

Anpassen des Vertrag Objekts

Verträge sind ein wesentlicher Gegenstand in jedem Unternehmen. Daher wurde mir empfohlen, dieses Salesforce-Objekt so anzupassen, dass es alle erforderlichen Anforderungen des Unternehmens erfüllt. Zunächst habe ich verschiedene Ansichten für die verschiedenen Vertragsarten erstellt: Rahmenvereinbarungen, Entwicklungsvereinbarungen, Hardware-Liefervereinbarungen, SaaS-Vereinbarungen und natürlich NDAs.

NDAs haben nur wenige wichtige Informationen zu erfassen. Es ist jedoch erforderlich, die Konditionen und auch Sonderkonditionen zu erfassen, da genau die global tätigen Unternehmen andere Konditionen als den Standard wünschen. Im Zuge der Risikobeurteilung und Risikominimierung werden zusätzlich zum PDF-Dokument die wesentlichen Punkte für das Unternehmen erfasst.

Grundlage für eine Zusammenarbeit ist die Rahmenvereinbarung mit allen dazugehörigen Anlagen und Vereinbarungen. Insbesondere wird hier die Haftung sowie die Beschreibung des Eigentums an Software, Code und den verschiedenen Anwendungen beschrieben. Neben den Rechnungs- und Lieferbedingungen sind auch die Reisekosten geregelt. Wichtig sind hier auch Fristen und Kündigungsfristen. Alle diese Informationen werden aufgezeichnet und können über Berichte schnell ausgewertet werden.

Neben den Rahmenverträgen sind die zugehörigen Einzelverträge wichtige Bestandteile der effektiven Zusammenarbeit. Ein wichtiger Einzelvertrag ist hier der Entwicklungsvertrag. Dies beinhaltet neben der eigenen Laufzeit und ggf. Kündigungsfrist auch die Preise für die Entwicklungsleistungen und die damit verbundenen Leistungen, die der Kunde erwarten kann. Darüber hinaus kann in einem zusätzlichen Schritt eine Verbindung zum benutzerdefinierten Objekt „Projektkasse“ hergestellt werden, um aus dem Entwicklungsvertrag zu erkennen, wie die zugehörigen Projekte ausgeführt werden.

Da Hardware in gewissem Umfang auch ausgeliefert wird, besteht auch hierfür eine gesonderte Vereinbarung. Dies beinhaltet neben verschiedenen Abnahmemengen auch die vereinbarten Staffelpreise in einem separaten (verknüpften) Objekt. Das Staffelpreis-Objekt kann mit den bereits vorhandenen Produkten von Salesforce verknüpft werden und kann somit auf die Datenbank zugreifen und diese dem Vertrag mit den entsprechenden Staffeln und Preisen zuordnen.

Den Abschluss bilden die SaaS-Verträge, die die Abrechnung der verschiedenen Softwareprodukte und -anwendungen regeln. Wichtige Informationen sind neben der Laufzeit, der Kündigungsfrist und der IP-Regelung die vereinbarten Service Level Agreements, die mit den Servicetickets verknüpft werden können. Darüber hinaus regelt dieser Vertrag, welcher Preis für welche Anwendung in welchem Zeitraum zu zahlen ist.

Ebenfalls enthalten ist eine Liste von Unternehmen, die der unterzeichnende Kunde mit seiner SaaS-Lösung bedienen möchte. Dadurch wird vermieden, dass mehrere Kunden ein Unternehmen mit derselben Lösung bedienen.